شرح شغل و وظایف
- مدیریت و هماهنگی امور روزانه دفتر مدیرعامل
- برنامه‌ریزی و تنظیم برنامه کاری، جلسات و قرارهای ملاقات مدیرعامل
- پاسخ‌گویی و مدیریت تماس‌های تلفنی و هماهنگی ارتباطات دفتر مدیریت
- تنظیم، ارسال، دریافت و پیگیری مکاتبات رسمی و اداری
- پیگیری دستورات و امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل و ارائه گزارش از نتایج اقدامات
- هماهنگی و پیگیری امور میان مدیرعامل، مدیران و واحدهای مختلف مجموعه
- تهیه و تنظیم گزارش‌های دوره‌ای، صورت‌جلسات و مستندات اداری
- مدیریت و سامان‌دهی اسناد، پرونده‌ها و بایگانی مکاتبات
- هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و پیگیری مصوبات جلسات
- انجام سایر امور اجرایی و اداری مرتبط با دفتر مدیرعامل
شرایط احراز و مهارت‌های موردنیاز
* حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، زبان انگلیسی یا سایر رشته‌های مرتبط
* حداقل ۲ سال سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر مدیرعامل یا موقعیت‌های مشابه
* تسلط به اصول مکاتبات اداری، نامه‌نگاری رسمی و تنظیم صورت‌جلسات
* تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Microsoft Word، Microsoft Excel و Microsoft Outlook
* آشنایی مناسب با زبان انگلیسی در مکالمه و مکاتبات
* توانایی برنامه‌ریزی، مدیریت زمان و اولویت‌بندی امور
* مهارت بالا در هماهنگی جلسات، پیگیری امور و تهیه گزارش
* برخورداری از روابط عمومی قوی و توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران و مراجعان
* توانایی مدیریت هم‌زمان چند فعالیت و پیگیری امور تا حصول نتیجه
ویژگی‌های فردی
* نظم و دقت بالا در انجام امور
* مسئولیت‌پذیری و پیگیری مستمر
* سرعت عمل و توانایی مدیریت شرایط کاری پرفشار
* امانت‌داری و رعایت کامل محرمانگی اطلاعات
* برخورداری از فن بیان مناسب و رفتار حرفه‌ای
* انعطاف‌پذیری و توانایی حل مسائل اجرایی
* روحیه همکاری و تعامل موثر با سایر واحدهای سازمان
