شرح شغل و وظایف
دستیار مدیرعامل در ویما فردی منظم، پیگیر، مسئولیتپذیر و با قدرت یادگیری بالاست که در کنار مدیرعامل، پیگیری و هماهنگی بخشی از امور اجرایی، مدیریتی و پروژههای مختلف را بر عهده دارد.
این موقعیت بیش از آنکه یک نقش اداری یا مسئول دفتر باشد، یک نقش اجرایی و هماهنگکننده است. دستیار مدیرعامل باید بتواند همزمان چند موضوع و پروژه متفاوت را دنبال کند، از جلسات و تصمیمها خروجی مشخص بگیرد و اطمینان حاصل کند که کارها در زمان مقرر پیش میروند. آموزش و توسعه دستیار، توسط شخص مدیرعامل برنامهریزی و اجرا خواهد شد.
شرایط احراز
حداقل ۳ سال تجربه کاری مرتبط در حوزههایی مانند دستیار اجرایی، مدیریت پروژه، PMO، هماهنگی پروژهها یا Business Operations
توانایی بسیار بالا در پیگیری امور تا رسیدن به نتیجه نهایی
نظم شخصی بالا و توانایی مدیریت همزمان چند پروژه، جلسه و موضوع مختلف
توانایی اولویتبندی کارها در محیطی پویا و گاهی پراسترس
توانایی تبدیل جلسات و گفتگوها به تصمیمات اجرایی، مسئول مشخص و تاریخ تحویل
توانایی تهیه صورتجلسه، گزارش وضعیت و خلاصههای مدیریتی کوتاه و دقیق
توانایی برقراری ارتباط حرفهای با مدیران ارشد، همکاران، شرکای تجاری و مجموعههای خارج از سازمان
مهارت مناسب در مکاتبات و ارتباطات رسمی فارسی
تسلط به ابزارهای عمومی مدیریت کار و مستندسازی مانند Microsoft Office، Google Workspace و ابزارهای Task Management
آشنایی و توانایی استفاده روزمره از ابزارهای هوش مصنوعی و مدلهای زبانی برای تحقیق، خلاصهسازی، تدوین گزارش و افزایش بهرهوری
توانایی جستوجو، جمعآآوری اطلاعات و تهیه بریفهای کوتاه
دقت بالا در نگهداری و دستهبندی اطلاعات و اسناد
رازداری و حساسیت بالا نسبت به اطلاعات محرمانه مدیریتی و سازمانی
شخصیت فعال، مسئلهمحور با محرک درونی فعال
توانایی کار در شرایط ابهام و تغییر اولویتها
روحیه یادگیری بالا و علاقهمندی به شناخت حوزههای مختلف کسبوکار
ویژگیهایی که مزیت محسوب میشوند
تجربه کار مستقیم با مدیرعامل، بنیانگذار یا اعضای هیئتمدیره
آشنایی با تولید محتوا، رسانه، پادکست یا مدیریت پروژههای محتوایی
آشنایی اولیه با امور قراردادها، مناقصات و توسعه کسبوکار
تجربه طراحی داشبوردها و سیستمهای ساده برای پیگیری پروژهها و تصمیمها
از این فرد چه انتظاری داریم؟
دستیار اجرایی باید بتواند به مرور به نقطهای برسد که بخش قابل توجهی از موضوعات جاری را بدون نیاز به پیگیری مستقیم مدیرعامل مدیریت کند؛ بداند هر پروژه در چه وضعیتی قرار دارد، قدم بعدی چیست، چه کسی مسئول انجام آن است و چه زمانی باید موضوع دوباره پیگیری شود.
هدف این نقش، افزایش تمرکز و ظرفیت اجرایی مدیرعامل و کمک به حرکت منظمتر و سریعتر پروژهها و تصمیمهای سازمان است.
این موقعیت بیش از آنکه یک نقش اداری یا مسئول دفتر باشد، یک نقش اجرایی و هماهنگکننده است. دستیار مدیرعامل باید بتواند همزمان چند موضوع و پروژه متفاوت را دنبال کند، از جلسات و تصمیمها خروجی مشخص بگیرد و اطمینان حاصل کند که کارها در زمان مقرر پیش میروند. آموزش و توسعه دستیار، توسط شخص مدیرعامل برنامهریزی و اجرا خواهد شد.
شرایط احراز
حداقل ۳ سال تجربه کاری مرتبط در حوزههایی مانند دستیار اجرایی، مدیریت پروژه، PMO، هماهنگی پروژهها یا Business Operations
توانایی بسیار بالا در پیگیری امور تا رسیدن به نتیجه نهایی
نظم شخصی بالا و توانایی مدیریت همزمان چند پروژه، جلسه و موضوع مختلف
توانایی اولویتبندی کارها در محیطی پویا و گاهی پراسترس
توانایی تبدیل جلسات و گفتگوها به تصمیمات اجرایی، مسئول مشخص و تاریخ تحویل
توانایی تهیه صورتجلسه، گزارش وضعیت و خلاصههای مدیریتی کوتاه و دقیق
توانایی برقراری ارتباط حرفهای با مدیران ارشد، همکاران، شرکای تجاری و مجموعههای خارج از سازمان
مهارت مناسب در مکاتبات و ارتباطات رسمی فارسی
تسلط به ابزارهای عمومی مدیریت کار و مستندسازی مانند Microsoft Office، Google Workspace و ابزارهای Task Management
آشنایی و توانایی استفاده روزمره از ابزارهای هوش مصنوعی و مدلهای زبانی برای تحقیق، خلاصهسازی، تدوین گزارش و افزایش بهرهوری
توانایی جستوجو، جمعآآوری اطلاعات و تهیه بریفهای کوتاه
دقت بالا در نگهداری و دستهبندی اطلاعات و اسناد
رازداری و حساسیت بالا نسبت به اطلاعات محرمانه مدیریتی و سازمانی
شخصیت فعال، مسئلهمحور با محرک درونی فعال
توانایی کار در شرایط ابهام و تغییر اولویتها
روحیه یادگیری بالا و علاقهمندی به شناخت حوزههای مختلف کسبوکار
ویژگیهایی که مزیت محسوب میشوند
تجربه کار مستقیم با مدیرعامل، بنیانگذار یا اعضای هیئتمدیره
آشنایی با تولید محتوا، رسانه، پادکست یا مدیریت پروژههای محتوایی
آشنایی اولیه با امور قراردادها، مناقصات و توسعه کسبوکار
تجربه طراحی داشبوردها و سیستمهای ساده برای پیگیری پروژهها و تصمیمها
از این فرد چه انتظاری داریم؟
دستیار اجرایی باید بتواند به مرور به نقطهای برسد که بخش قابل توجهی از موضوعات جاری را بدون نیاز به پیگیری مستقیم مدیرعامل مدیریت کند؛ بداند هر پروژه در چه وضعیتی قرار دارد، قدم بعدی چیست، چه کسی مسئول انجام آن است و چه زمانی باید موضوع دوباره پیگیری شود.
هدف این نقش، افزایش تمرکز و ظرفیت اجرایی مدیرعامل و کمک به حرکت منظمتر و سریعتر پروژهها و تصمیمهای سازمان است.
