شرح شغل و وظایف
هدف شغل:
مدیریت و هماهنگیهای اداری روزمره سازمان، پشتیبانی اجرایی دستورات مدیرعامل و نظارت بر عملکرد داخلی دفتر برای اطمینان از کارایی، نظم و رعایت سیاستهای سازمان.
وظایف و مسئولیتها:
مدیریت و هماهنگیهای اداری روزمره سازمان، پشتیبانی اجرایی دستورات مدیرعامل و نظارت بر عملکرد داخلی دفتر برای اطمینان از کارایی، نظم و رعایت سیاستهای سازمان.
وظایف و مسئولیتها:
- مدیریت تقویم کاری مدیران ارشد و تنظیم جلسات، قرارهای ملاقات و پیگیری امور مرتبط
- نگارش، ویرایش و ارسال مکاتبات اداری و ایمیلهای رسمی بهصورت حرفهای
- پاسخگویی به تلفنها و ایمیلها
- مستندسازی جلسات، تهیه صورتجلسه و پیگیری اجرای تصمیمات اتخاذشده
- نظارت بر عملکرد روزانه دفتر و اطمینان از کارایی فرآیندهای اجرایی
- تخصیص وظایف به کارکنان اداری و پایش کیفیت انجام آنها
- سازماندهی، ثبت و نگهداری بایگانی اسناد فیزیکی و دیجیتال
- مدیریت تماسها و هدایت مناسب آنها به افراد یا بخشهای مربوط
- رسیدگی به مسائل داخلی دفتر و اجرای راهکارهای بهبود عملکرد
- همکاری با واحد منابع انسانی در فرآیندهای استخدام، ورود و آموزش کارکنان
- اطمینان از رعایت سیاستها، آییننامهها و رویههای سازمان
- ایجاد و حفظ ارتباط موثر بین مدیران و سایر بخشهای سازمان
- حفظ محرمانگی اطلاعات و رعایت دقیق اصول اخلاقی سازمان
- گردآوری اسناد و مدارک شرکت
- تسلط به ابزارهای Office (Word, Excel, Outlook)
- مهارت بالا در مدیریت زمان و انجام چندوظیفگی
- توانایی ارتباط موثر و مهارتهای سازمانی قوی
- مهارت در نگارش، مستندسازی و تهیه گزارشهای حرفهای
- قابلیت کار تیمی و استقلال در انجام وظایف
- استقبال از مهمانان و مراجعین مدیرعامل بهصورت حرفهای
- نظارت بر نحوه ارائه خدمات و کیفیت پذیرایی
- هماهنگی و کنترل عملکرد نیروهای خدماتی مرتبط با دفتر مدیریت
شرایط احراز شغل:
- دارای مدرک کارشناسی (ترجیحاً مدیریت/کسبوکار)
- حداقل ۳ سال تجربه کاری در سمت مشابه
- دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط موثر با افراد در سطوح مختلف
- مسئولیتپذیر، دقیق و دارای روحیه پیگیری مستمر
