شرح شغل و وظایف
هلدینگ تجارت دانه کیهان، در راستای توسعه فعالیت‌ها، ارتقای نظم سازمانی و بهبود هماهنگی میان واحدها و مجموعه‌های مرتبط، از افراد باتجربه، منظم و مسئولیت‌پذیر برای موقعیت شغلی مدیر داخلی و امور اداری دعوت به همکاری می‌کند. فرد منتخب در این جایگاه، مسئولیت سامان‌دهی و نظارت بر امور داخلی و اداری، هماهنگی بین واحدهای سازمانی، پیگیری تصمیمات مدیریتی و کمک به استقرار فرآیندهای منظم و اثربخش را بر عهده خواهد داشت. توانایی ایجاد هماهنگی میان دفاتر و واحدهای مختلف، پیگیری امور تا حصول نتیجه و بهبود مستمر روش‌های انجام کار، از شایستگی‌های کلیدی این موقعیت است.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
۱- مدیریت و هماهنگی امور داخلی
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
۱- مدیریت و هماهنگی امور داخلی
- برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و نظارت بر فعالیت‌های روزمره امور داخلی در چارچوب اختیارات تعیین‌شده
- ایجاد هماهنگی موثر میان واحدهای سازمانی و دفاتر مختلف و پیگیری موضوعات مشترک
- پیگیری درخواست‌ها، اولویت‌ها و دستورات ابلاغی مدیریت تا حصول نتیجه
- شناسایی موانع اجرایی و پیگیری اقدامات لازم برای رفع آن‌ها
- هماهنگی با مسئولان دفاتر و واحدهای مختلف برای تسهیل جریان امور و تبادل اطلاعات
- کمک به ایجاد نظم، شفافیت و انسجام در فرآیندهای داخلی
۲- راهبری و سامان‌دهی امور اداری
- نظارت بر گردش مکاتبات، نامه‌ها، اسناد و مستندات اداری
- اطمینان از ثبت، طبقه‌بندی، نگهداری و بایگانی منظم اسناد و پرونده‌های اداری
- پیگیری تهیه، تنظیم و ارسال نامه‌ها، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و سایر مکاتبات موردنیاز
- تدوین، مستندسازی و به‌روزرسانی رویه‌ها و دستورالعمل‌های اداری در حوزه مسئولیت
- پیگیری تامین نیازهای عمومی و اداری، تجهیزات و ملزومات موردنیاز
- هماهنگی و پیگیری امور مرتبط با خدمات، تعمیرات، تجهیزات و تامین‌کنندگان خدمات اداری حسب مورد
- نظارت بر انجام به‌موقع امور اداری و پیگیری موارد معوق یا دارای نقص
- رعایت اصول محرمانگی، صحت اطلاعات و نگهداری مناسب اسناد سازمانی
۳- هماهنگی بین دفاتر و مجموعه‌های مرتبط
- برقراری ارتباط حرفه‌ای با مسئولان دفاتر و نمایندگان واحدهای مرتبط برای هماهنگی امور مشترک
- پیگیری موضوعاتی که انجام آن‌ها مستلزم همکاری بیش از یک واحد یا دفتر است
- تسهیل تبادل اطلاعات و مستندات بین بخش‌های مرتبط، در چارچوب اختیارات و ضوابط مصوب
- پیگیری درخواست‌ها و تعهدات بین‌واحدی و انعکاس موارد تاخیر یا عدم همکاری به مقام مسئول
- کمک به یکپارچگی رویه‌های اداری و بهبود هماهنگی در امور مشترک مجموعه، در صورت ابلاغ مدیریت
۴- پیگیری مصوبات و اجرای تصمیمات مدیریتی
- پیگیری مصوبات جلسات و تصمیمات مدیریتی، تعیین مسئول اجرا و مهلت انجام اقدامات و کنترل پیشرفت آن‌ها
- ثبت و به‌روزرسانی فهرست اقدامات، موضوعات باز و امور در انتظار تصمیم یا اجرا
- دریافت گزارش پیشرفت از مسئولان مربوطه و انعکاس تاخیرها، موانع و موارد نیازمند تصمیم‌گیری
- تهیه صورت‌جلسات و گزارش‌های پیگیری و اطمینان از ثبت دقیق تصمیمات و مسئولیت‌ها
- کمک به تبدیل تصمیمات مدیریتی به اقدامات اجرایی مشخص، زمان‌بندی‌شده و قابل پیگیری
۵- بهبود فرآیندها و ارتقای نظم سازمانی
- بررسی فرآیندهای اداری و اجرایی و شناسایی نقاط ضعف، دوباره‌کاری‌ها و گلوگاه‌ها
- ارائه راهکارهای عملی برای ساده‌سازی فرآیندها و افزایش سرعت و دقت انجام امور
- مستندسازی فرآیندها، گردش کارها و مسئولیت‌های مرتبط در حوزه امور داخلی و اداری
- پیگیری اجرای اصلاحات مورد تایید مدیریت و بررسی اثربخشی آن‌ها
- کمک به شفاف‌سازی مسئولیت‌ها و بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمانی
۶- گزارش‌دهی و پشتیبانی اجرایی مدیریت
- تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت امور داخلی و اداری، اقدامات انجام‌شده و موارد معوق
- ارائه اطلاعات دقیق و به‌موقع درباره مشکلات اجرایی و موضوعات نیازمند تصمیم‌گیری
- هماهنگی با مدیران و مسئولان واحدها برای دریافت اطلاعات و پیگیری تعهدات اجرایی
- حفظ محرمانگی اطلاعات مدیریتی، مکاتبات و اسناد سازمانی
شرایط احراز
- حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مدیریت صنعتی، مدیریت اجرایی، مهندسی صنایع یا رشته‌های مرتبط
- سابقه کار مرتبط در حوزه مدیریت داخلی، سرپرستی امور اداری، هماهنگی اجرایی یا مدیریت عملیات سازمانی
- تجربه عملی در سامان‌دهی امور اداری، مکاتبات، بایگانی اسناد و پیگیری فرآیندهای سازمانی
- توانایی هماهنگی موثر میان چند واحد، دفتر یا مجموعه مرتبط
- توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری هم‌زمان چند موضوع تا حصول نتیجه
- تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Word و Excel و توانایی تهیه گزارش‌های اداری و مدیریتی
- توانایی تنظیم مکاتبات رسمی، صورت‌جلسات و گزارش‌های پیگیری
- برخورداری از مهارت ارتباطی مناسب، دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری و رازداری
شایستگی‌های مورد انتظار
- نگاه سیستمی و توانایی ایجاد نظم در امور داخلی و اداری
- پیگیری مستمر و نتیجه‌محور، همراه با توجه به زمان‌بندی و تعهدات
- توانایی هماهنگی بین واحدها و مدیریت موضوعات دارای وابستگی متقابل
- قدرت تشخیص مسائل اجرایی و ارائه راهکارهای کاربردی
- ارتباط حرفه‌ای با مدیران و کارکنان در سطوح مختلف سازمان
- رویکرد بهبود مستمر و علاقه‌مندی به استانداردسازی فرآیندها
چرا همکاری با هلدینگ تجارت دانه کیهان؟
فعالیت در یک مجموعه هلدینگی، فرصت آشنایی با فرآیندهای متنوع سازمانی و مشارکت در بهبود هماهنگی میان واحدها و مجموعه‌های مرتبط را فراهم می‌کند. در این جایگاه، فرد منتخب می‌تواند با سامان‌دهی امور اداری، پیگیری موثر تصمیمات و بهبود روش‌های انجام کار، نقشی ملموس در افزایش نظم و کارآمدی سازمان ایفا کند.
اگر تجربه مدیریت یا سرپرستی امور داخلی و اداری دارید، در هماهنگی میان واحدها توانمند هستید و می‌توانید با نظم، دقت و پیگیری مستمر، امور را از مرحله تصمیم‌گیری تا اجرا پیش ببرید، هلدینگ تجارت دانه کیهان مشتاق آشنایی و همکاری با شماست.
