Job Description
شرکت آذر دانش رستا به دنبال جذب یک دستیار اجرایی و اداری (Executive & Administrative Assistant) حرفه‌ای، منظم و مسئولیت‌پذیر است.
این موقعیت شغلی برای افرادی مناسب است که دارای دقت بالا، مهارت‌های ارتباطی قوی، توانایی پیگیری منظم امور و قابلیت مدیریت اطلاعات محرمانه با رعایت اصول حرفه‌ای هستند.
فرد منتخب نقش مهمی در هماهنگی امور مدیریتی، ارتباطات داخلی، مستندسازی اداری، پیگیری مصوبات جلسات و مدیریت فعالیت‌های روزمره دفتر خواهد داشت.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
برنامه‌ریزی، مدیریت و هماهنگی جلسات، یادآوری‌ها و پیگیری اقدامات تعیین‌شده.
تهیه دستور جلسات، صورت‌جلسات، فهرست اقدامات، یادداشت‌های داخلی و گزارش‌های پیگیری.
هماهنگی امور اداری و اجرایی دفتر، شامل مدیریت مراجعین، تماس‌ها، مکاتبات، ارسال و دریافت مرسولات، تأمین ملزومات اداری و تنظیم قرار ملاقات‌ها.
حفظ محرمانگی اطلاعات شرکت، کارکنان، اطلاعات مالی و تجاری و برنامه‌های راهبردی سازمان.
برقراری ارتباط مؤثر و حرفه‌ای با کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر طرف‌های مرتبط.
شرایط و مهارت‌های موردنیاز
تسلط مناسب به زبان انگلیسی در مکالمه و مکاتبات اداری.
برخورداری از مهارت‌های قوی در برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی امور و توجه به جزئیات.
توانایی بالا در پیگیری وظایف، مدیریت زمان و کنترل فعالیت‌های محول‌شده.
تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office و Google Workspace و ابزارهای مدیریت ایمیل، تقویم و سایر نرم‌افزارهای اداری.
توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه با رعایت اصول رازداری و حرفه‌ای.
داشتن رفتار حرفه‌ای، قابل اعتماد بودن و احساس مسئولیت بالا.
توانایی انجام مستقل وظایف و هماهنگی مؤثر با واحدهای مختلف سازمان.
آشنایی یا تجربه در زمینه کنترل مستندات، دستورالعمل‌های داخلی و سیستم‌های مدیریت کیفیت (ISO/QMS).
تجربه فعالیت در شرکت‌های مهندسی، تأمین و تدارکات، فنی، ساختمانی یا سازمان‌های پروژه‌محور.
آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، سیستم‌های مدیریت وظایف و ابزارهای هماهنگی پروژه.
شایستگی‌ها و ویژگی‌های فردی
متقاضی مناسب برای این موقعیت شغلی باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
مهارت‌های ارتباطی قوی و حرفه‌ای
نظم و پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه
دقت بالا و توجه به جزئیات
امانت‌داری، رازداری و قابل اعتماد بودن
توانایی شناسایی مسائل و ارائه راهکارهای مناسب
نگرش مثبت و روحیه همکاری و کار تیمی
توانایی مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه و اولویت‌بندی فعالیت‌ها
مسئولیت‌پذیری، پاسخگویی و تعهد به انجام وظایف محول‌شده
